De la empresa al usuario doméstico, el concepto de la nube lo ha cambiado todo, a razón de disponer de la información necesaria en el momento y dispositivo que toque. Una tendencia en aumento que en cuatro años supondrá un tercio del contenido digital.
Esa es la conclusión a la que ha llegado la consultora Gartner, que apunta a datos concretos: en 2011, solo un 7% de los consumidores eligieron el almacenamiento remoto, mientras que la cifra se disparará conforme se asienten las diferentes soluciones disponibles hoy en día -y las nuevas que aparezcan-, llegando al 36% en 2016.
Según Shalini Verma, analista de Gartner: “Históricamente los consumidores han almacenado sus contenidos en el ordenador, pero a medida que entremos en la era post-PC, se usan múltiples aparatos conectados a la Red, la mayoría equipados con cámaras. Esto está llevando a un incremento masivo de contenido generado por los usuarios que necesita almacenamiento.“
En su informe, Gartner prevé que el almacenamiento remoto crezca de los 329 EB de 2011 a 4.1 ZB en 2016, o que la media de cada hogar ascienda de los 465 GB en 2011 a 3.3 TB para las mismas fechas.
A continuación les recomendamos algunas herramientas para aprovechar esta nube digital y optimizar los tiempos de estudio.
Google Docs
Google Docs ofrece la posibilidad de crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones on-line sin coste alguno. Además, al ser un servicio basado en la Nube, para acceder a ellos, solo se precisará de un equipo con acceso a Internet y de un navegador web.
Nivel: Básico
Google Docs, es un sistema de almacenamiento on-line capaz de admitir cualquier tipo de archivo y que, además, incluye herramientas para visualizar y editar archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.
La cuenta básica de Google Docs tiene un límite de espacio de almacenamiento de 1 Gbyte para documentos, 20 Mbytes para hojas de cálculo y 10 Mbytes para presentaciones. No obstante, es posible conseguir espacio adicional si se opta por alguno de sus planes comerciales de almacenamiento.
Como se trata de un sistema de archivos en la Nube, todos los ficheros y carpetas estarán almacenados en un servidor remoto. Aquí surge su primera ventaja, al permitir el acceso a estos archivos desde cualquier ordenador o dispositivo móvil que cuente con un navegador web. Todo ello, por supuesto, siempre y cuando tengamos una conexión a Internet, una cuenta en Google como la de Gmail y hayamos sido nosotros los que hayamos creado el archivo o tengamos permisos para acceder a él. Este es precisamente el segundo punto fuerte de Google Docs: permitir la compartición de ficheros con cualquier otro usuario registrado en Google y que un mismo documento pueda ser editado por varias personas a la vez.
Paso 1. Creación de documentos
Al acceder a Google Docs, veremos una columna en la parte izquierda que muestra nuestra estructura de directorios y carpetas. Por defecto, aparecen unos filtros básicos que clasifican los archivos como destacados, creados por nosotros, así como una lista con todos los elementos y si pertenecen a una colección. A la derecha, está la lista completa de archivos con diferentes iconos.
Todo comienza con los dos botones superiores de la barra lateral de la izquierda. Crear abre un menú desde el que crear un archivo nuevo en cualquiera de los formatos que admite la plataforma. Estos son documento de texto, presentación, hoja de cálculo, formulario, dibujo, tabla o colección, que equivale a una carpeta convencional.
Al seleccionar cualquiera de ellos, se abrirá una nueva pestaña en el navegador en la que encontraremos un documento en blanco con las opciones más habituales de cada tipo de programa. Por ejemplo, al pulsar sobre Documento, aparecerá una barra con las posibilidades típicas de editar, ver, insertar, formato, herramientas, etc. Su funcionamiento y estructura son tan parecidos a otras suites ofimáticas que cualquier persona familiarizada con estos programas encontrará Google Docs fácil de manejar.
Google Docs guarda y actualiza periódicamente una copia del archivo que hayamos creado, por eso no encontraremos una opción de guardar el fichero, sino solo de renombrarlo. Lo que sí que podemos hacer es descargarlo en el disco duro en algún formato que nuestro sistema sea capaz de reconocer. Google Docs soporta los formatos más populares de cada tipo de archivo. Los documentos de texto, por ejemplo, pueden descargarse en ODT, PDF, RTF, TXT, DOC y HTML.
Paso 2. Uso de plantillas
Volviendo al menú que aparece al pulsar sobre Crear, nos detenemos en la opción Desde la plantilla…, que nos lleva a una extensa galería que Google ofrece de manera gratuita y que los usuarios pueden actualizar con las suyas propias. El menú lateral permite filtrarlas según el formato de archivo o según qué uso tenga la plantilla. Aunque muchas de ellas están en inglés, merece la pena darse una vuelta por algunas categorías que nos pueden sacar de más de un apuro.
Aparte de crear un documento, bien desde un archivo en blanco o desde una plantilla, también es posible subir algún archivo que esté en nuestro equipo. Lo haremos pinchando sobre el botón que aparece con la imagen de un disco duro. Desde aquí, también es posible subir carpetas enteras, que se almacenan en la colección que determinemos.
Paso 3. La conversión de los textos
Otra opción interesante desde el punto de vista de la productividad es la de convertir texto desde archivos de imagen o PDF. Esta función es la misma que proporciona un reconocedor de textos u OCR on-line.
Si subimos una página de texto escaneada en alguno de los formatos de imagen que Google Docs soporta (JPG, GIF o PNG), o en PDF, el servicio la escaneará automáticamente para convertirla en texto editable. Algo muy útil cuando se trata de archivos PDF de muchas páginas, porque los convierte en editables.
Por supuesto, el OCR es limitado y no es infrecuente encontrar erratas. Para que funcione de manera óptima, el archivo debe ser en blanco y negro, sin imágenes, con una distribución de texto tradicional (sin textos verticales) letra nítida y en caracteres románicos con un tamaño recomendado de 10 puntos.
Cambios en Google Drive para usuarios de Google Docs
Trabajar en la nube se ha convertido en una solución más que interesante para aquellos que necesitan compartir documentos, transferirlos a otros usuarios y trabajar desde cualquier parte y desde cualquier dispositivo. Esta es, de hecho, una de las finalidades más interesantes de Google Drive, un servicio de almacenamiento en la nube recientemente presentado por Google. El caso es que ahora, la de Mountain View ha dado a conocer ahora algunas mejoras interesantes en relación a este servicio que por cierto está directamente vinculado a Google Docs, el procesador de textos – también en la nube – que Google pone a disposición de los internautas de manera totalmente gratuita. Las mejoras introducidas por la reina de las búsquedas online ofrecen un plus a la hora de trabajar sin conexión, gestión que ya encontrábamos disponible y que podíamos llevar a cabo normalmente. Ahora Google ha integrado una herramienta adicional que permite editar de una manera mucho más cómoda. Te contamos en qué consisten estas novedades.
Pero, ¿en qué consisten estos cambios? Pues bien, nos explicamos. Hasta ahora, los usuarios deGoogle Docs y Drive tenían la posibilidad de crear un documento y trabajar online u offline, de manera que a la hora de conectarse, la información se volcaba directamente al documento online. Google ha añadido mejoras en la aplicación que nos permite editar documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones, para que gestionarlos nos resulte mucho más fácil. Esto lo ha conseguido haciendo que eldocumento offline tenga el mismo aspecto que cuando trabajamos sin conexión. Esto incluye la posibilidad de configurar la visualización de los documentos offline, de manera que al acceder al dispositivo no tengamos ningún problema para distinguir en qué estamos trabajando. El volcado se hará del mismo modo una vez tengamos a nuestra disposición la conexión a Internet. Este control sobre los documentos podrá llevarse a cabo a través de la opción ‘Más Documentos Offline’, situada en la parte izquierda del menú de Google Docs.
Pero hay muchos más cambios interesantes. En este último mes, Google ha integrado nuevas secuencias para Google Apps, lo que permitirá crear interfaces de usuario más ricas, con la posibilidad de almacenar datos en la aplicación. Los usuarios de Google Docs, además, contarán con un nuevos soporte para documentos y presentaciones. Nos referimos al corrector ortográfico en varios idiomas: alemán, francés e italiano. También se ha integrado la capacidad de imprimir documentos, hojas de cálculo y presentaciones a través de cualquier impresora conectada a la nube con Google Cloud Print, un gran avance para los usuarios más prácticos.
Finalmente, hay que indicar que ahora resultará mucho más fácil copiar y pegar imágenes a los documentos o presentaciones que tengamos abiertos, incluso arrastrando un elemento del escritorioal navegador. Estos cambios se aplicarán de manera generalizada, aunque el proceso de actualización de la herramienta se hará progresivamente. Es posible que a estas alturas ya tengas todas estas funciones a tu alcance. Si todavía no has podido testar el servicio, lo más probable es que puedas hacerlo en breve, antes de que termine la semana. Que lo disfrutes.
Prezi
Prezi es una de las herramientas más creativas que ha surgido en años. Se trata de unsoftware para presentaciones con una interfaz de usuario con zoom, o Zooming User Interface (ZUI) que hace quedar a Power Point como un primo lejano y anticuado. Esta herramienta nos permite hacer un compendio de información linear y no linear, creando “caminos” que seguimos durante, por ejemplo, una charla o una lección en la universidad.
La compañía se lanzó en 2009, y desde ese entonces han sumado cada vez más adeptos. Pero el universo de Prezi es algo complicado de aprovechar, porque cuenta con muchas funcionalidades que a veces permanecen ocultas. Por eso, hemos armado una guía con 10 consejos para principiantes que podemos usar si recién estamos conociendo el universo Prezi.
Usar frames: cuando estamos trabajando en Prezi, es importante comprender que tenemos que organizar la información dentro de cuadros que se irán moviendo a medida que vayamos recorriendo el camino que tenemos planeado. Un buen consejo es dividir el Prezi en unidades de tiempo, dedicándole un tiempo limitado a la presentación. Cada una de estas unidades se puede dividir en temáticas, y nos ayudará a ubicarnos espacialmente. Lo que nos lleva a nuestro próximo consejo.
Usar referencias: perderse en Prezi es fácil, dadas todas las posibilidades que tenemos. Por eso, es importante usar referencias, en lugar de hacer zoom por todos lados y desorientar a nuestro auditorio. Con tener un marco general en el cual vamos desarrollando ideas que son subalternas a este, estaremos bien. No es necesario hacer un marco por cada una de las ideas que tenemos, sino que tenemos que tener todo bien organizado.
Importar una presentación en Power Point: es posible que tengamos ya trabajada una presentación en Power Point pero necesitemos hacerla más interesante y dinámica. No es necesario comenzar a trabajar desde 0: estos archivos se pueden importar a Prezipara armar una presentación. Para poder hacerlo, tenemos que hacer click en Insertar > PPT, y Prezi podrá añadir un path, el camino que siguen las dispositivas, de forma automática –aunque más tarde también podremos editarlo-.
Modificar el template: aunque en líneas generales tenemos algunas determinaciones impuestas por Prezi, lo que podemos hacer además es agregar algunas modificaciones de diseño. Por ejemplo, el color de la tipografía. Mientras que Prezi nos ofrece una variedad de tres colores, podemos cambiarlos escribiendo primero nuestro texto, y luego hacer click en el tool tip con un editor de colores.
Descargar en PDF: quizás algunos imaginan que con tanta tecnología ZUI, no vamos a poder llevarnos la presentación a casa si así lo queremos. Al contrario, podemos hacerloa través de la opción de descargar en PDF que tiene Prezi, que hace que se guarden en el ordenador todos los “slides” en un archivo PDF bien ordenado. Atención, porque para que funcione correctamente tenemos que tener un path no demasiado complicado.
Guardar en un disco externo: aunque muchos piensan que la potencialidad de Prezi reside en su capacidad de red, en realidad podemos usarlos como un simple archive más. Esta funcionalidad gratuita nos permite descargar una versión de Prezi que podemos guardar en un pendrive o en un disco externo, y que garantiza que no tendremos que depender de una conexión a internet para poder hacer la presentación.
Aprovechar el zoom: cuando hacemos zoom, las personas ya pueden adivinar de qué vamos a hablar a continuación. Esta es una buena oportunidad para aprovechar la funcionalidad de zoom de Prezi, que nos permite esconder cosas realmente pequeñas, y hacer un impacto en la audiencia. Podemos sorprender haciendo un zoom in intenso en alguna de las partes de la presentación, para probar algún punto o dar información novedosa. No todo tiene por qué estar en la misma escala de tamaño.
Usar imágenes en PDF: aunque es una falla importante, Prezi no se lleva demasiado bien con los formatos JPEG y GIF. Podemos usar un editor de imágenes simple para convertir a PDF, y notaremos la diferencia cuando usamos diferentes imágenes.
Usar videos y audio: si estamos acostumbrados a usar Power Point, comprenderemos que insertar contenido multimedia puede ser algo engorroso. Con Prezi, al contrario, deberíamos, para hacer de la presentación algo más entretenido. Los videos, audio e imágenes se pueden agregar con el botón de insertar.
Aprovechar las cuentas de estudiantes y profesores: si trabajamos en el ámbito educativo, Prezi es una herramienta que tenemos que probar sí o sí. Por eso, podemos hacer uso de las ofertas, regalos y planes especiales que tiene Prezi, además de formar parte de la comunidad de Prezi U donde no solamente podemos encontrar consejos, sino que además podemos bajar contenidos de otras instituciones educativas.
¿Para que sirve Dropbox ?
Dropbox es un sistema de almacenamiento de archivos en Internet con el principal objeto de servirnos como copia de seguridad de los mismos, además de para poder tenerlos sincronizados entre varios dispositivos.
Lo primero que debemos hacer es instalar la aplicación Dropbox en nuestro ordenador, que cuenta con versiones para Windows, Mac, Linux y algunos sistemas móviles.
Una vez instalada veremos que nos aparece en nuestro sistema una nueva carpeta llamada Dropbox. Durante la instalación se nos dará la opción de elegir en qué lugar instalar dicha carpeta Dropbox.
Esto es lo básico de Dropbox, una cosa sencilla que te ahorra mucho tiempo. Tan simple como guardar el archivo y ya está a salvo y disponible para compartir, así como también aparecerá en la carpeta Dropbox de todos los equipos en los que tengas instalada la aplicación.
Todos los archivos y/o carpetas que se guarden en esta carpeta serán automáticamente almacenados en los servidores de Dropbox, es decir, ya tendremos en Internet una copia de seguridad de dichos archivos y/o carpetas. Podemos acceder a dicha información a través de la web de Dropbox.
¿Y si no quiero mover mis archivos a la carpeta Dropbox?
Hay documentos y carpetas que, seguramente, no queramos mover a la carpeta Dropbox, por diversas razones. En ese caso podemos crear enlaces simbólicos a esas carpetas.
Un enlace simbólico es como un acceso directo a una carpeta o archivo pero que detecta cuando el archivo o contenido de esa carpeta se actualiza, permitiendo así que Dropbox actualice las modificaciones y las almacene en la nube sin tener que mover el archivo original a la carpeta Dropbox. Tan solo tenemos que crear el enlace simbólico y ponerlo dentro de la carpeta Dropbox.
Fuente: http://blissout.com.ar/blog/archives/522
Comentarios: